Controlling verstehen wir als begleitenden Service für Führung und Organisationsleitung. Es unterstützt durch Informationen und Vorschläge für Planung, Steuerung und Kontrolle die Produkt- und Organisationsentwicklung.

Fachcontrolling befasst sich mit der Überprüfung des Erfolges beziehungsweise der Wirkungen von Maßnahmen (Zielerreichung), mit den Bedingungen dieser Wirkungen sowie mit der Ausarbeitung und der Einhaltung von Standards. Finanzcontrolling beinhaltet außerdem die Frage nach den Kosten von Maßnahmen, mit deren Planung („Haushalt“) und deren nachgelagerter Kontrolle („Rechnung“).

Das Thema Fach- und Finanzcontrolling treibt die Kommunalverwaltungen seit langer Zeit um. Insbesondere in kostenintensiven und fachlich komplexen Bereichen wie der Kinder- und Jugendhilfe gab es in den letzten Jahren immer wieder Ansätze, dies voranzutreiben. Die Einführung des Produkthaushaltes und der Kosten-Leistungsrechnung haben gute Voraussetzungen geschaffen.

komPluS kann – abhängig von der Verfügbarkeit entsprechender Grunddaten – eine hervorragende Basis des Fach- und Finanzcontrollings öffentlicher Verwaltungen sein. So können Daten als absolute oder relative Kennzahlen in Bezug auf Verlauf, Zeitreihe oder Trend berechnet und angezeigt werden. Diese können zu Berichten in unterschiedlichen Detaillierungsgraden – je nach hierarchischem  Informationsbedürfnis – konfiguriert werden.

Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen aus operativen Vorsystemen wie der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) zu generieren, für die jeweiligen Nutzer*innen aufzubereiten und im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und für eine zielorientierte Entscheidungsaufbereitung zur Verfügung zu stellen.

Das Berichtswesen orientiert sich am Informationsbedarf der einzelnen Abteilungen und an den Organisationsrichtlinien für die einzelnen Berichtstypen.

komPluS ermöglicht ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen mit Standard-, Abweichungs- und Ad-hoc-Berichten.

Im Vorfeld der Nutzung von komPluS als Berichtssystem sollte für jeden Berichtstyp geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Behörde welche Berichte und Informationen benötigt und in welchem Umfang die Ergebnisse ausgewiesen werden: zum Beispiel sortiert nach/aufgeführt als Summe der Produktkosten oder Kosten jedes Produktes, Gesamtkosten der laufenden Abrechnungsperiode oder monatliche Kosten der laufenden Abrechnungsperiode.

Bei einer Abweichung von vorher definierten Schwellenwerten kann das Berichtswesen mit komPluS so eingerichtet werden, dass automatisch zusätzliche Berichte generiert werden, die als Begründung und als Grundlage einer entsprechenden Analyse geeignet sind.

kompluS unterstützt darüber hinaus das Erstellen anlassbezogener Berichte.

Das OLEV definiert den interkommunalen Vergleich als objektive Gegenüberstellung von Kosten, Leistungen, Wirkungen (im Sinne von Outcome), Prozessen, Technologien und Strukturen mit anderen Einheiten, ganz gleich ob intern, horizontal, intersektoral, vertikal und/oder international. Dies wird anhand von Kennzahlen oder Standards umgesetzt/dargestellt, um Möglichkeiten der Verbesserung und die dafür erforderlichen Bedingungen zu ermitteln und von anderen zu lernen – das Stichwort lautet Best Practice.

komPluS ermöglicht es, diese Auswertungsebene zusätzlich zur Ebene des Berichtswesens beziehungsweise des Fach- und Finanzcontrollings im selben System einzufügen. Die gleichen Grunddaten werden dazu gegebenenfalls anders aufbereitet beziehungsweise aggregiert.

Für Präsentationen im Rahmen des Fach- und Finanzcontrollings kann direkt und ohne Medienbrüche ein interkommunaler Vergleichswert hinzugefügt werden, um die Betriebsergebnisse der eigenen Organisation einordnen zu können. Dies setzt allerdings die Beteiligung an einem interkommunalen Vergleichssystem voraus.

Kommunen, deren Jugendämter am interkommunalen Vergleichssystem der GEBIT Münster teilnehmen, können hierzu auf bereits vorgefertigte Berichtspakete zugreifen.

Als Sozialberichterstattung beinhaltet die Sozialplanung die Analyse der sozialen Lage der Bevölkerung und der Entwicklungen in den Sozialräumen. Als soziale Infrastrukturplanung betreibt sie die Bedarfsfeststellung vor Ort sowie die Planung sozialer Angebote und Dienstleistungen. Die Sozialplanung versorgt die kommunale Verwaltung mit notwendigen Informationen über Trends und Entwicklungen sich abzeichnender Problemlagen. Sie ist zugleich fachlich-inhaltliche Politikberatung, denn sie versorgt die kommunale Politik mit Vorschlägen, diesen Problemen zu begegnen.

Die Handlungsfelder der Sozialplanung reichen thematisch von der Kinder- und Jugendhilfeplanung über Familien-, Alten- sowie „Soziale Stadt-„, Gemeinde- oder Quartierplanung, bis hin zu Themen wie Armut und soziale Sicherung, Migration und Integration, behinderte Menschen und Inklusion, Arbeitsmarktpolitik, Gesundheit/Psychiatrie sowie Wohnungshilfeplanung.

Eine datenbasierte Sozialplanung stützt sich auf Grunddaten aus verschiedenen operativen Vorsystemen. Werden diese in einem Datenkonzept manuell zusammengetragen, entsteht ein hoher Aufwand. komPluS ist als Datawarehouse-System in der Lage, diesen Prozess der Datenbeschaffung und -aufbereitung zu optimieren. Einmal eingerichtet, stehen die Datengrundgesamtheiten für Standardberichte, Abweichungs- und Ad-hoc-Berichte zur Verfügung.

Das Zeitbudget der Planungsfachkräfte fließt dank des Einsatzes von komPluS nicht mehr in die Beschaffung und Aufbereitung von Planungsdaten, sondern kann in deren Analyse und Interpretation investiert werden. Sozialplanung kann so einen höheren Wirkungsgrad erreichen.

Die Bildungsplanung nimmt die Entwicklung des Bildungssystems in einer Region oder darüber hinaus unter die Lupe. Im Fokus stehen Angebote des lebenslangen Lernens – von der frühkindlichen über die schulische und berufliche Bildung bis hin zum Studium im Alter. Einbezogen werden Leistungsanforderungen der Gesellschaft, aber auch die Nachfrage nach Abschlüssen seitens der Bevölkerung sowie die Entwicklung der Wirtschaft.

Die Bildungsplanung stützt sich auf Grunddaten aus verschiedenen operativen Vorsystemen. Werden diese in einem Datenkonzept manuell zusammengetragen, entsteht ein hoher Aufwand zur Datenverarbeitung. komPluS ist als Datawarehouse-System in der Lage, diesen Prozess der Datenbeschaffung und -aufbereitung zu optimieren. Einmal eingerichtet, stehen die Datengrundgesamtheiten für Standardberichte, Abweichungs- und Ad-hoc-Berichte zur Verfügung.

Der FaBIS-Bildungswegweiser macht als Webportal Bildungsangebote und -anbieter auffindbar. FaBIS ist jedoch mehr als ein Content-Management-System (CMS) für Angebote und Anbieter. Die enthaltenen wertvollen Daten lassen sich als Strukturdaten statistisch aufbereiten und sorgen so für einen Erkenntnisgewinn in der Bildungsplanung und bei der Steuerung von Angebotsstrukturen.

Der FaBIS-Bildungswegweiser ist damit ein wichtiges operatives Vorsystem für die Bildungsplanung. Ganz in diesem Sinne arbeiten FaBIS und komPluS optimal aufeinander abgestimmt zusammen.

Wörtlich übersetzt ist ein Datawarehouse ein Datenlager. Der Begriff wurde in den 1980er- Jahren durch IBM geprägt. Wie Waren in einem Lager treffen in diesem Fall Daten von unterschiedlichen Produzenten auf verschiedenen Zugangswegen zusammen und werden gespeichert.

Doch ein Datawarehouse „lagert“ diese Daten nicht nur. Indem sie zu einem einheitlichen Format zusammengefasst werden, spricht man von einer Datenintegration oder auch Datenaufbereitung. Wie in modernen Logistikzentren erfolgen diese Prozesse nicht mehr manuell, sondern werden einmalig konfiguriert, um dann automatisiert beliebig oft wiederholt werden zu können. Damit verbessert sich nicht nur der Zugangskomfort zu diesen Daten, auch die Zeitkomponente wird optimiert. Die technische Bezeichnung für diesen Vorgang lautet ETL–Prozess (ETL = Extract, Transform, Load).

Der Grundgedanke eines Datawarehouses ist, verteilte und unterschiedlich strukturierte Datenbestände an einer Stelle zusammenzuführen sowie für die Analyse zu integrieren und verfügbar zu machen. Je nach Verwendungskontext können diese Daten mittels des Datawarehouses in unterschiedlichen Aggregationsstufen und Darstellungsformen ausgegeben werden. 

komPluS ist ein vollwertiges webbasiertes Datawarehouse. Durch die Verzahnung der unterschiedlichen Daten entstehen in komPluS wertvolle Informationen für die Organisation, indem beispielsweise aktuelle Reports erstellt werden. Und: Die neu gewonnenen Informationen stehen auf einen Blick zur Verfügung – ohne dass die Daten manuell aus den unterschiedlichen Quellen zusammengesucht und aufbereitet werden müssen. Der Prozess der Datenanalyse wird auch als Data Mining bezeichnet. Praktisch lassen sich Datawarehouses wie komPluS dem Oberbegriff Business Intelligence zuordnen.