Referenzen Organisations- und Fachberatung

Untersuchungen im ASD

Organisationsuntersuchung in der wirtschaftlichen Jugendhilfe des Heidekreises

Die GEBIT Münster unterstützt die WJH des Heidekreises seit April bei der Analyse ihrer Geschäftsprozesse. In einem weiteren Schritt werden die Arbeitsschritte zeitlich erfasst. Im Sommer werden gemeinsam Qualitätsstandards und Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur sowie zum Thema elektronische Aktenführung erarbeitet. Im Rahmen einer Optimierungsschätzung werden belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen. Die gemeinsam entwickelten Qualitätsstandards münden abschließend in einer fortschreibungsfähigen Arbeitshilfe, die mit Verlinkungen von weiteren Dokumenten wie gesetzlichen Grundlagen und Entscheidungshilfen zur Unterstützung im Arbeitsalltag dient.

Organisationsdiagnose im Landkreis Hameln-Pyrmont

Seit September 2013 arbeitet die GEBIT Münster zusammen mit dem Jugendamt des Landkreises Hameln-Pyrmont an einer Organisationsdiagnose des Jugendamtes. Die Ergebnisse wurden im Januar 2014 den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgestellt.  

In einem nächsten Schritt werden im Rahmen der Organisationsberatung Rollen- und Aufgabenklärungen, Geschäftsprozessanalyse und -optimierung der Abläufe in den pädagogischen Diensten sowie eine Personalbemessung durchgeführt. Der Landkreises Hameln-Pyrmont wird sich weiterhin in der Festlegung und Umsetzung eines Steuerungskonzeptes verständigen und sich mit großer Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jugendamtes auf ein gemeinsames Selbstverständnis bzw. Leitbild des Jugendamtes verständigen.

Organisationsentwicklung im Team Betreuungsangelegenheiten der Region Hannover

Aktuell führt die GEBIT Münster im Team Betreuungsangelegenheiten der Region Hannover einen umfassenden Organisations- entwicklungsprozess inklusiver Personalbemessung und Standardentwicklung durch. Gestartet ist der Prozess im April 2013 mit der Analyse der jetzigen Arbeitsabläufe und wird im Juni nach einer Zukunftswerkstatt in die Optimierungsphase übergehen. Die Personalbemessung erfolgt dann voraussichtlich im Jahr 2014 nach der Umsetzung der erarbeiteten Veränderungen.

Personalbemessung im Rahmen der integrierten Berichterstattung Mecklenburg-Vorpommern (IBM-V)

Nachdem die GEBIT Münster im Rahmen der IBM-V mit den kommunalen Jugendämtern im letzten Jahr Fachstandards für die Gewährung von Hilfen zu Erziehung und für ein Fach- und Finanzcontrolling entwickelt hat, wird nun der Personalbedarf für dieses Aufgabenfeld der Jugendhilfe überprüft.

Mit dieser Fragestellung - wie viel Personal ist für eine qualifizierte Gewährung von Hilfen zu Erziehung in Mecklenburg-Vorpommern erforderlich - werden die Jugendämter der Hansestadt Rostock und des Landkreises Ludwigslust-Parchim zusammen mit der GEBIT Münster ein entsprechendes Projekt durchführen. Hierbei geht es darum, Arbeitsabläufe im Kontext der Gewährung von Hilfen zu Erziehung zu untersuchen und Möglichkeiten ihrer Optimierung zu entwickeln. Verbunden mit einer zeitlichen Analyse der einzelnen Geschäftsprozesse werden auf der Basis entwickelten Fachstandards unter Berücksichtigung von Optimierungspotenzialen die zukünftig erforderlichen personellen Ressourcen für die Gewährung von Hilfen zu Erziehung ermittelt.

Basierend auf den Erkenntnissen der beiden Gebietskörperschaften erfolgt eine Übertragung und „Hochrechnung“ zur personellen Ausstattung für das Land Mecklenburg-Vorpommern insgesamt.

Fachstandardentwicklung im Landkreis Goslar

Seit Mai 2012 arbeitet die GEBIT Münster zusammen mit dem Jugendamt des Landkreises Goslar an der Entwicklung von Fachstandards für die Bearbeitung der Hilfen zur Erziehung sowie der Eingliederungshilfe.

Die Begleitung des Landkreises Goslar erfolgte in zwei Schritten. In einem ersten Schritt wurde ein Diskurs über Leitungsaufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Hilfeplanprozesses geführt und Empfehlungen für Leitungshandeln und Leitungssteuerung erarbeitet. Der zweite Schritt beinhaltete eine Geschäftsprozessanalyse, in deren Rahmen auf Basis des IST-Zustandes optimierte Standards als Grundlage der fachlich sinnvollen und notwendigen Arbeit des ASD im Rahmen der Hilfeplanprozesse festgelegt wurden.

In einem Abschlussbericht und einem Arbeitshandbuch wurden die Ergebnisse des Optimierungsprozesses dargelegt sowie Empfehlungen an den Landkreis Goslar ausgesprochen.

Ab August 2013 wird der Landkreis Goslar nun unter Begleitung der GEBIT Münster diese Fachstandards umsetzen und ggf. direkt in der laufenden Praxis notwendige Anpassungen und Veränderungen vornehmen. Der Gesamtprozess der Implementierung wird im I. Quartal 2014 abgeschlossen sein.

Prozessbegleitung Stadt Oldenburg: Standards für Eingliederungshilfe

Die Stadt Oldenburg hat überprüft, ob sie einen gemeinsamen Integrationsfachdienst für Eingliederungshilfen nach dem SGB VIII und dem SGB XII einführen soll. Die GEBIT Münster hat die Stadt bei der Entscheidungsfindung begleitet und die Entwicklung sinnvoller fachlicher und organisatorischer Standards unter Berücksichtigung der Rechtslage moderiert. Ziel war es, eine bürgerfreundliche, schnelle und sachgerechte Bearbeitung der Anträge auf Eingliederungshilfe zu ermöglichen.

Organisationsuntersuchung zur Personalbemessung RDS, WJH und Team Kindeswohl im Kreisjugendamt Soest

Die GEBIT Münster unterstützt den Kreis Soest seit die WJH des Heidekreises seit Mai bei der Untersuchung der Organisationsstrukturen im Jugendamt sowie einer Aufgabenkritik und Personalbemessung für den Regionalen Sozialdienst (RSD), die wirtschaftliche Jugendhilfe (WJH) und das Team Kindeswohl.

In einem ersten Schritt werden die bereits durch den Kreis Soest definierten Kernprozesse der drei Teams evaluiert und ggf. neue Standards der Fallbearbeitung definiert. Im Rahmen der Personalbemessung werden belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen.

Darüber hinaus wird die Organisationsstruktur des gesamten Kreisjugendamtes überprüft und ein Vorschlag zu einer effizienten Organisationsstruktur – mit möglichst wenig Reibungs- und Informationsverlusten an den Schnittstellen und unter Berücksichtigung einer der Aufgabe angemessenen Leitungsspanne –  erarbeitet. 

Die Ergebnisse der Organisationuntersuchung münden in einem Abschlussgutachten sowie einer Abschlusspräsentation im Kreisjugendamt und vor dem Jugendhilfeausschuss.

Untersuchungen in der WJH

Organisationsberatung im Landkreis Celle

Die GEBIT hat den Landkreis Celle bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und der Personalbemessung im Allgemeinen Sozialen Dienst unterstützt.

Grundlage der weiteren Arbeit im Landkreis war die präzise Definition der Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert, anschließend anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst. Aufbauend darauf wurden gemeinsam Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und ein Soll-Konzept erstellt. Desweiteren wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen. Dadurch konnten belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen werden.

Begleitung der Stadt Oldenburg bei der Entwicklung von Standards für Eingliederungshilfen

Die Stadt Oldenburg hat überprüft, ob sie einen gemeinsamen Integrationsfachdienst für Eingliederungshilfen nach dem SGB VIII und dem SGB XII einführen soll. Die GEBIT Münster hat die Stadt bei der Entscheidungsfindung begleitet und die Entwicklung sinnvoller fachlicher und organisatorischer Standards unter Berücksichtigung der Rechtslage moderiert. Ziel war es, eine bürgerfreundliche, schnelle und sachgerechte Bearbeitung der Anträge auf Eingliederungshilfe zu ermöglichen.

Entwicklung von Fachstandards im ASD der Stadt Rheine

Die GEBIT Münster hat den Allgemeinen Sozialen Dienst der Stadt Rheine dabei begleitet, gemeinsam entwickelte Fachstandards in die Praxis umzusetzen. Hierzu fanden mehrere moderiere Steuerungssitzungen vor Ort statt.

Organisationsuntersuchung im ASD der Stadt Oldenburg

Die Stadt Oldenburg hat eine Organisationsuntersuchung des Allgemeinen Sozialen Dienstes durchgeführt. Im Fokus standen dabei

  • die Arbeitsorganisation,
  • Qualitätsstandards und
  • die Personalausstattung.

In einem ersten Analyseschritt wurden die vorhandenen Daten der Stadt Oldenburg zur Sozialstruktur, zu den Fallzahlen sowie zur Personalausstattung nach bestehenden Sozialräumen und Aufgabenbeschreibungen sowie nach vorhandenen Dokumente und Formularen durch die GEBIT analysiert.

In der anschließenden gemeinsamen Geschäftsprozessanalyse wurden die realen Arbeitsabläufe in einer Arbeitsgruppe untersucht. Die Untersuchung hat dabei die Grundlage für die Anpassung des Instruments der Zeiterfassung gebildet. Die Anpassung hat über unser webbasiertes Instrument „GeZeiten“ stattgefunden.

Nach der Auswertung der Zeiterfassung wurde die Geschäftsprozessoptimierung an den zuvor festgestellten Schwierigkeiten und Stockungen in Arbeitsabläufen und fachlich-inhaltlichen Standards angesetzt. Wiederum in gemeinsamer Erarbeitung wurden neue Ablaufstandards festlegen, die sich sowohl auf die Fachstandards, als auch auf die Organisationsstruktur, auf die Schnittstelle und auf Arbeitsabläufe beziehen.

Auf Basis der Optimierungen wurde der zukünftige Personalbedarf festgestellt, sowie durch ein Arbeitshandbuch die Bearbeitungsstandards als Grundlage für die weitere Arbeit im ASD der Stadt Oldenburg festgeschrieben.

Modellprojekt zu Eingliederungshilfen nach § 35a SGB VIII mit Handreichungen

Im Rahmen eines Modellprojektes haben sich 14 Jugendämter aus Niedersachsen gemeinsam auf den Weg gemacht, inhaltlich-fachliche Fragen zu klären: nach der Diagnostik von Teilleistungsstörungen, danach, wie sich die Jugendhilfe gegenüber dem Bildungssystem positioniert aber auch im Verhältnis zu den Gutachterinnen und Gutachtern, die die seelische Gesundheit diagnostizieren. Es wurden Fragen diskutiert wie: Muss man jede Stellungnahme akzeptieren, auch wenn sie mit veralteten Methoden erstellt wurde bzw. zur Vorgehensweise gar keine Angaben enthält? Wie soll man sich verhalten, wenn deutlich wird, dass die Schule bei Teilleistungsstörungen bisher keinerlei eigene Fördermaßnahmen in die Wege geleitet hat?

Neben dem Blick nach außen war aber insbesondere der Blick nach innen wichtig. Hier wurden vor allem Haltungen als auch Ziele diskutiert. Das gemeinsam entwickelte Verfahren gibt keine Empfehlungen zu einer Organisationsstruktur ab. Ob die Bearbeitung innerhalb von Spezialdiensten oder im ASD erfolgt, ist aus unserer Sicht nicht entscheidend. Wichtig ist, dass das notwendige Wissen um das Verfahren und die inhaltlichen Standards vorhanden sind. Geleitet hat uns vor allem, ein Verfahren zu entwickeln, das allen Anspruchsberechtigten Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Hilfe gewährleistet und dass die Jugendhilfe in diesem Zusammenhang als eigenständiger Akteur auftritt. Geleitet hat uns auch der immer wieder notwendige Verweis darauf, dass ALLE beteiligten Akteure im Sinne des Kindes mit einer Teilhabebeeinträchtigung zusammenwirken sollten.

Ergebnis des Modellprojekts sind die „Handreichungen zum §35a SGB VIII“, die neben fachlich-inhaltlichen Positionierungen und Empfehlungen auch die Beschreibung eines Verwaltungsverfahrens beinhalten sowie dieses Verfahren unterstützende Musterformulare von der Antragsstellung über die Diagnostik bis hin zur Bewilligung und zum Hilfeplanverfahren.

Organisationsuntersuchung im Landkreis Holzminden

Die GEBIT hat das Jugendamt des Landkreises Holzminden bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation sowie bei der Personalbemessung unterstützt.

Ziel der Organisationsuntersuchung war es, belastbare Aussagen über den Personalbedarf zu treffen sowie Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Grundlage hierfür war eine präzise Definition der bestehenden Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurde in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards detailliert unter die Lupe genommen. In einem nächsten Schritt wurden anfallende Arbeitsschritte in zeitlicher sowie das fachliche Selbstverständnis des Landkreises in inhaltlicher Dimension erfasst. Anschließend wurde die Aufbau- und Ablaufstruktur des Landkreises optimiert.

Nach der Phase der Optimierung fand eine Schätzung der Zeitanteile statt, die zukünftig für einzelne Aufgaben benötigt werden. Die Ergebnisse der Schätzung wurden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landkreises präsentiert und ausführlich mit ihnen diskutiert.

Nach Umsetzung der Veränderungen hat eine erneute Zeiterfassung gezeigt, welche Zeiten nach der Optimierung für die einzelnen Tätigkeiten benötigt werden - die Grundlage für eine zukunftsfähige Berechnung des Personalbedarfs. Eine abschließende Evaluation hat die Grundlage für ein Instrument zur Personalbedarfsermittlung im Landkreis Holzminden gebildet.

Umsetzungsbegleitung im Landkreis Holzminden

Der Landkreis Holzminden hat die GEBIT mit der Begleitung des umfangreichen Umsetzungsprozesses im Jugendamt Holzminden beauftragt. Im Anschluss an die durchgeführte Organisationsanalyse hat die GEBIT als externes Institut den Landkreis bei der Projektplanung und -durchführung unterstützt.

Als Ergebnis der Organisationsanalyse standen umfangreiche Veränderungen in Bezug auf die Neustrukturierung der Sachgebiete, die Einführung eines Fallmanagements und die Umgestaltung der Leitungsstrukturen an. Diese Veränderungen wurden durch die Projektsteuerungsgruppe des Landkreises geplant und begleitet. Die Moderation übernahm dabei die GEBIT.

Ferner wurde gemeinsam die Einführung eines Fach- und Finanzcontrollings entwickelt. Auch wurden Rollen, Funktionen und Zuständigkeiten von Leitungskräften beschrieben. Dieser Prozess wurde durch ein begleitendes Coaching unterstützt.

Untersuchungen im PKD

Organisationsberatung in der Stadt Hildesheim

Die GEBIT hat den Bereich Unterhaltsvorschuss der Stadt Hildesheim bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation, der Technikunterstützung und bei der Personalbemessung unterstützt. Ziel der Organisationsuntersuchung war dabei, die fachlichen Standards der Sachbearbeitung insbesondere im Bereich der Heranziehung zu optimieren und belastbare Aussagen über den Personalbedarf zu treffen.Grundlage für die Arbeit war die präzise Definition der Aufbau- und Ablaufstruktur. Zu diesem Zwecke wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert und optimiert. Die in der Regel daran anschließende Zeiterfassung, welche den notwendigen Personalbedarf ermittelt, konnte aufgrund der Zusammenlegung des Jugendamtes der Stadt Hildesheim mit dem Kreis nicht mehr erfolgen.

Umsetzungsbegleitung in der Stadt Hannover im Bereich Kindertagesstätten und Heimverbund

Die Stadt Hannover hat die GEBIT mit der Begleitung des Umsetzungsprozesses im Bereich Kindertagesstätten und Heimverbund beauftragt. Im Anschluss an die durchgeführte Organisationsanalyse hat die GEBIT als externes Institut die Stadt Hannover bei der Projektplanung und -durchführung unterstützt.

Als Ergebnis der Organisationsanalyse standen Veränderungen im Bereich Kindertagesstätten und Heimverbung in der Aufbau- und Ablaufstruktur an. Diese wurden von der GEBIT moderierend begleitet.

Untersuchung von Wirkfaktoren für die Stadt Willich

In Zusammenarbeit mit der GEBIT hat die Stadt Willich eine Untersuchung der Faktoren durchgeführt, die Einfluss auf die Entwicklung der Fallzahlen im Bereich der Hilfen zur Erziehung haben. Die Analyse dieser sogenannten Wirkfaktoren bestand dabei aus zwei Teilen: In einem ersten Schritt wurden statistische Analysen vorgenommen. Im zweiten Schritt wurden in einem gemeinsamen Prozess mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst die Qualitätsstandards der Arbeit untersucht.

Abgeschlossen wurde das Projekt mit einem Bericht, der neben einer Darstellung der Untersuchungsergebnisse auch Empfehlungen für die Stadt Willich enthält.

Organisationsberatung im Landkreis Oldenburg

Die GEBIT hat den Allgemeinen Sozialen Dienst mit seinen Spezialisierungen "Krisendienst" und "Stationäre Hilfen" als auch den Pflegekinderdienst und die Wirtschaftliche Jugendhilfe des Landkreises Oldenburg bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und bei der Personalbemessung unterstützt.

Grundlage der weiteren Arbeit im Landkreis ist eine präzise Definition der Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert. Anschließend konnten anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst und das fachliche Selbstverständnis erhoben werden. Aufbauend darauf auf die Ergebnisse wurden gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landkreises Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und es wurde ein Soll-Konzept erstellt. Desweiteren wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen. Dadurch konnten belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen werden.

Personalbedarfsbemessung im Landkreis Höxter

Im Jahr 2010 hat der Landkreis Höxter zusammen mit der GEBIT sein Hilfeplanverfahren im Allgemeinen Sozialen Dienst überarbeitet. Anfang 2011 hat sich der Landkreis gemeinsam mit der GEBIT dazu entschlossen, eine Personalbedarfsbemessung für den Allgemeinen Sozialen Dienst und die Wirtschaftliche Jugendhilfe durchzuführen. Ziel des Projektes war es, die angemessene Personalausstattung für die beiden Bereiche zu ermitteln.

Personalbemessung im BSD der Stadt Emsdetten

2010 hat die GEBIT eine Organisationsuntersuchung im Allgemeinen Sozialen Dienst der Stadt Emsdetten vorgenommen. Die Untersuchung erfolgte in drei Schritten. In einem ersten Schritt wurde eine Dokumentenanalyse durchgeführt. Der zweite Schritt beinhaltete eine Geschäftsprozessanalyse, im Rahmen derer der IST-Zustand abgebildet wurde. Abschließend wurden Optimierungspotenziale für den ASD in Emsdetten identifiziert.

In der ersten Jahreshälfte 2011 hat die GEBIT dann eine Personalbedarfsbemessung im Bezirkssozialdienst der Stadt Emsdetten vorgenommen. Hierbei haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BSD zunächst die Zeiten erfasst, die sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen. Eine anschließende Geschäftsprozessoptimierung diente dazu, einzelne Abläufe im Amt, die Nutzung technischer Hilfsmittel im Amt sowie die Schnittstellen innerhalb des Amtes zugunsten eines optimalen Ablaufes zu verbesseren.

In einem Abschlussbericht wurden die Ergebnisse des Optimierungsprozesses dargelegt sowie Empfehlungen an die Stadt Emsdetten ausgesprochen.

Organisationsuntersuchung im Landkreis Harburg

Die GEBIT hat für den Landkreis Harburg eine Organisationsanalyse der Sozialen Dienste im Fachbereich Soziales durchgeführt.

Auf der Basis leitfadengestützter Einzelinterviews mit Leitungskräften und Mitarbeitern wurde die Organisation auf fachlich-konzeptioneller, auf organisatorischer sowie auf kultureller Ebene beleuchtet. Probleme und Stockungen wurden markiert und es wurden erste Ideen für Lösungsansätze ermittelt.

Im Nachgang hat die GEBIT die Ergebnisse zusammengeführt, strukturiert und in einem Gesamtbild aufbereitet. Anfang Mai 2011 wurden die Ergebnisse den Leitungskräften und Mitarbeitern präsentiert und es wurden Vorschläge für ein weiteres Vorgehen unterbreitet.

Auf Basis der Untersuchungsergebnisse ist im Rahmen der geplanten Umsetzung eine weitere Zusammenarbeit zwischen den Sozialen Diensten im Fachbereich Soziales des Landkreises Harburg und der GEBIT geplant.

Organisationsuntersuchung im Landkreis Rotenburg (Wümme)

Die GEBIT hat den Landkreis Rotenburg (Wümme) bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und der Personalbemessung im ASD unterstützt.

Grundlage für die weitere Arbeit im Landkreis war eine präzise Definition der gegebenen Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert. Im Anschluss wurden anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst und das fachliche Selbstverständnis erhoben. Gemeinsam mit dem Landkreis wurden darauf aufbauend Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und in ein Soll-Konzept übertragen.

Weiterhin wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen, um belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf treffen zu können. Die sich anschließende Umsetzungsbegleitung diente dazu, die optimierten Aufbau- und Ablaufstrukturen umzusetzen - schnell und effektiv. Eine abschließende Evaluation bildete die Grundlage für ein Instrument zur Personalbedarfsermittlung im ASD des Landkreises Rotenburg (Wümme).

Untersuchungen in den BSS

Entwicklung von Fachstandards im Jugendamt des Landkreises Soltau-Fallingbostel

Kern des Projektes war die Entwicklung neuer sowie die Ergänzung und Modifikation bestehender Fachstandards in den Bereichen Pflegekinderdienst und Sozialdienst. Weiterhin wurden die Schnittstellen zwischen den Diensten betrachtet und definiert.

Ziel des Projektes war die Definition von Kernprozessen, von Zuständigkeiten, von Zielen und inhaltlichen sowie organisatorischen Mindeststandards der Fallbearbeitung. Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Allgemeinen Sozialen Dienstes und des Pflegekinderdienstes im Landkreis Soltau-Fallingbostel wurden in Workshops und Arbeitsgruppen Standards erarbeitet. Neben inhaltlichen und strukturellen Aspekten wurde dabei auch die Ebene der Organisationskultur betrachtet.

Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen wurden in definierten Mindeststandards festgehalten, welche die Grundlage für ein Fachcontrolling und die Qualitätsentwicklung im Fachbereich Jugend des Landkreises bilden.  Die Standards wurden in Form eines Handbuches dem Fachbereich Jugend zur Verfügung gestellt.

Organisationsuntersuchung im ASD der Stadt Emsdetten

Die Organisationsuntersuchung im ASD der Stadt Emsdetten fand in drei Schritten statt. In einem ersten Schritt wurde eine Dokumentenanalyse durchgeführt, im Rahmen derer die GEBIT Dokumente auf Optimierungspotenziale untersucht und zentrale Themen für die Analyse festgelegt hat. In einem zweiten Schritt wurde eine Geschäftsprozessanalyse vorgenommen und der IST-Zustand abgebildet. Besonderes Augenmerk lag hier auf Optimierungspotenzialen in den Abläufen, der Nutzung der technischen Hilfsmittel und Schnittstellen innerhalb des Amtes. Abschließend wurden die in der Geschäftsprozessanalyse identifizierten Optimierungspotenziale in einer Geschäftsprozessoptimierung gemeinsam erarbeitet und in einem Bericht festgehalten.

Modellprojekt "Personalbemessung im ASD"

Im Rahmen der Integrierten Berichterstattung Niedersachsen (IBN) startete das Modellprojekt "Personalbemessung im ASD".

Der Blickpunkt des Projekts liegt darauf, wie man eine angemessene Personalausstattung für das Jugendamt gewährleistet, um Überlastungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu vermeiden.

Die zu untersuchenden Dimensionen und Aufgaben im Rahmen des Modellprojekts sind:

  • Definition von Qualitätsstandards zur Erbringung von Hilfen zur Erziehung
  • Identifikation von Kernarbeitsprozessen im Rahmen der Erbringung von Hilfen zur Erziehung
  • Dokumentation der Zeitanteile der Arbeiten
  • Beschreibung des Sollzustandes

Die Jugendämter, die an diesem Modellprojekt teilnehmen, werden im Verlauf des Projekts durch die Fachgruppe und die GEBIT praktisch begleitet.

Fachstandards für HzE im Landkreis Nienburg

Das Projekt beinhaltete die Entwicklung neuer sowie die Ergänzung und Modifikation bestehender Fachstandards in den Bereichen Pflegekinderdienst und Sozialdienst. Weiterhin wurden die Schnittstellen zwischen den Diensten betrachtet und definiert.

Ziel des Projektes war die Definition von Kernprozessen, Zuständigkeiten, Zielen und inhaltlichen sowie organisatorischen Mindeststandards der Fallbearbeitung. In Workshops und Arbeitsgruppen wurden die Standards gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des ASD und PKD im Landkreis Nienburg erarbeitet. Neben den inhaltlichen und strukturellen Aspekten wurde dabei auch die Ebene der Organisationskultur betrachtet.

Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen wurden in definierten Mindeststandards festgehalten, welche die Grundlage für ein Fachcontrolling und die Qualitätsentwicklung im Fachbereich Jugend des Landkreises bildeten. Sie wurden in Form eines Handbuches dem Fachbereich Jugend zur Verfügung gestellt.

Personalbedarfsbemessung und Geschäftsprozessoptimierung im Landkreis Northeim

Das Konzept der Personalbedarfsbemessung und der Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet mehrere Leistungsbereiche: die Zeitbedarfsbemessung im Allgemeinen Sozialen Dienst, die Erhebung des fachlichen Selbstkonzeptes der dort tätigen Mitarbeiter als Ist-Analyse, die Erarbeitung von verbindlichen zukünftigen fachlichen Standards und die Untersuchung der Geschäftsprozesse.

Die GEBIT übernahm die gesamte Dokumentation, die Auswertung und die Interpretation der Erkenntnisse. Im Austausch mit dem Auftraggeber wurden die Erkenntnisse aufbereitet.

Personalbedarfsbemessung und Geschäftsprozessoptimierung im Landkreis Osterholz

Das Konzept der Personalbedarfsbemessung und der Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet mehrere Leistungsbereiche: die Zeitbedarfsbemessung im Allgemeinen Sozialen Dienst, die Erhebung des fachlichen Selbstkonzeptes der dort tätigen Mitarbeiter als Ist-Analyse, die Erarbeitung von verbindlichen zukünftigen fachlichen Standards und die Untersuchung der Geschäftsprozesse.

Die GEBIT übernahm die gesamte Dokumentation, die Auswertung und Interpretation der Erkenntnisse. Im Austausch mit dem Auftraggeber wurden die Erkenntnisse aufbereitet.

Organisationsentwicklung Jugendamt LK Hameln-Pyrmont

Ziel des Organisationsentwicklungsprozesses war es, in einem beteiligungsorientierten, kommunikativen Prozess die Arbeit im Jugendamt unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Jugendhilfeplanung zu optimieren.

Die GEBIT übernahm die Konzeption, Moderation und Dokumentation des Prozesses. Aufbauend auf einer internen Ist-Analyse zur Situation im Jugendamt war die Entwicklung einer weiteren Prozess-Konzeption geplant, die sich am Prinzip der Balanced Score Card (BSC) orientierte. Die Ergebnisse einer Diagnose-Phase wurden Ende 2001 verwaltungsintern präsentiert.

Organisationsentwicklung im Kreisjugendamt

Ziel des Projektes war die Einführung eines Verfahrens zur ständigen Überprüfung und Weiterentwicklung der Qualität der Jugendhilfe. Hierzu sind in einem ersten Schritt unter Einbindung der Mitarbeiter/innen und Leitungskräfte des Kreisjugendamtes Kassel gemeinsame Ziele definiert worden, die als Basis der Qualitätsentwicklung dienten. In einem zweiten Schritt wurde ein Leitbild für das Kreisjugendamt entwickelt, das im Februar 2002 im Rahmen einer Personalversammlung einvernehmlich verabschiedet wurde. Dieses Leitbild ist als Flyer erhältlich (Bezug beim Jugendamt Landkreis Kassel, der GEBIT oder bei PROSOZ).

Zum damaligen Zeitpunkt wurde in einem weiteren Prozess eine Konkretisierung der im Leitbild verankerten Globalziele vorgenommen. Daran anschließend wurden Kennzahlen erarbeitet, mit deren Hilfe die Zielerreichung überprüfbar und die Arbeit des Jugendamtes entsprechend steuerbar wurden.

Die GEBIT übernahm die Steuerung, Begleitung und Moderation des Projektes.

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